Organizzazione del Tempo e Produttività: ne parlo con Monica Spinazzola I Autostima sui Tacchi

Wonderful Ginger: Ciao Monica come stai?

Monica Spinazzola: Bene stavo ascoltando che dicevi chissà se ce la farò a fare tutto entro stasera.

Wonderful Ginger: Perché è un periodo particolare vero? Allora tu sei un’esperta di organizzazione del tempo e di produttività anche perché se ci organizziamo il tempo poi siamo anche più produttive raccontaci qualcosa, dacci delle tips, dei consigli in questa mezz’ora insieme io sono tutta tutta orecchie ecco

Monica Spinazzola: Sì diciamo esperta è sempre una parola che mi fa un po’ irritazione però è vero che nel mio lavoro ho spessissimo a che fare con il tempo con l’ottimizzazione ecco ottimizzazione è una parola che mi piace moltissimo perché un po’ sono io così a livello proprio cerebrale: cerco di aiutare le mie clienti  – io sono assistente virtuale è la definizione ufficiale – e nello specifico aiuto altre freelance nella gestione del loro business in particolare della loro comunicazione digitale 

Wonderful Ginger: Quindi sei un’esperta! 

Monica Spinazzola: E’ vero dopo 5 anni (!!!)

Wonderful Ginger: Sai c’è gente che dice che è esperta dopo un mese, ma a prescindere da quanto tempo stiamo facendo questo lavoro da un anno mese cinque anni dieci anni comunque se diamo dei risultati, se comunque no il nostro cliente è lì che ha un beneficio da noi allora lo possiamo dire. Consigli per questo periodo particolare? Perché io mi sento un pochino… tipo non posso andare in vacanza – non ancora – però vorrei tanto essere in vacanza: guardo il feed di Instagram e vedo solo chiappe al vento mare e vacanze ma io sono ancora qui come vedete non mi sono mossa quindi dicci qualcosa ti prego

Monica Spinazzola: Allora mi ci ritrovo molto in questo mood d’estate a me capita una cosa strana nel senso che mi viene più energia io sono molto affascinata dal sole e mi dà un sacco di good vibes però dall’altra parte esatto comincia a venire la voglia di non fare nulla di stare tranquilla di rallentare e secondo me nel business questa cosa si può anche fare nel senso che d’estate possiamo come si dice prendere il meglio dei due mondi quindi ci possiamo sicuramente ricaricare però con delle tempistiche un po’ più lente, magari ne possiamo approfittare per rivedere il nostro plan dell’anno pensare a nuove idee a nuove creazioni a livello di produttività quindi in generale un po’ per tutte non è esattamente un momento top all’interno dell’anno però recentemente ho letto alcuni libri che mi sono piaciuti moltissimo in tema di produttività e anche crescita professionale e infatti li ho letti velocemente ma li voglio riprendere per prendere poi appunti io sono appassionata di crescita personale e secondo me per le freelance quando si parla di crescita personale si parla anche di crescita professionale perché spesso e volentieri i due mondi coincidono.

Un primo titolo che mi viene in mente è Minimalismo Digitale di Cal Newport si focalizza sul rapporto che abbiamo con la tecnologia quindi parla di come la tecnologia influenza le nostre vite non per forza negativamente però è interessante perché dà uno sguardo intanto basato sulla scelta cioè non è chiaramente l’opinione dell’autore quello che dice è supportato da studi da ricerche scientifiche ed è interessante perché tu in particolare sei molto social molto più di me però per esempio ogni tanto tipo questo rapporto un po’ di odio amore con la tecnologia perché chiaramente il mio lavoro come tanti lavori digitali si basa sulla tecnologia io non potrei fare quello che faccio senza la tecnologia dall’altro però a livello personale sono una persona molto analogica sotto alcuni punti di vista e quindi il mondo che va sempre più veloce, ci sono sempre tutte queste nuove informazioni da assimilare perché di base sono molto interessanti ci possano aiutare ci permettono di lavorare meglio per le nostre clienti però a volte diventa veramente tutto troppo e quindi per me è stato interessante appunto leggere questo libro sempre di Cal Newport proprio questa settimana ho ricominciato questo qui Deep Work

Wonderful Ginger: L’ho visto che l’hai ricominciato nella tua community ! E infatti ho detto mah mi piacerebbe scaricarlo leggerlo

Monica Spinazzola: Sì questo è interessante perché la stessa persona chi per chi non lo conosce è un professore universitario di computer science e quindi metà dell’anno insegna l’altra metà dell’anno si divide tra ricerche scientifiche e approfondimenti per poi scrivere dei libri quindi questo libro in particolare parla del lavoro profondo che quel tipo di lavoro che ci richiede un impegno e uno sforzo mentale prolungato per poter produrre poi risultati intanto di qualità maggiore e poi che sono quelli che ci soddisfano di più e nei laboratori della conoscenza di che facciamo parte tutti noi che lavoriamo nel digitale anche hanno bisogno del lavoro profondo non è diciamo una prerogativa soltanto di chi magari deve scrivere libri siamo magari alle professioni più conosciute ma anche noi quando dobbiamo metterci lì a pensare al piano ad un piano editoriale piuttosto che al business plan a strategie nuove al lavoro per le nostre clienti sono tutte attività che ci richiedono un sacco di sforzo e quindi il fatto di essere sempre interrotte da email telefonate i social le notifiche questo chiaramente non ci permette di andare in profondità

Wonderful Ginger: Quindi dice quello che diciamo non sono l’unica a dirlo su Youtube insomma ci sono tante coach tante insomma freelance che lo dicono lo raccontavo in uno degli ultimi video dicevo che una cosa che faccio sempre non posso spegnere il telefono però lo metto da parte lo metto a lato perché non possono essere interrotta continuamente quindi questo per la produttività è assolutamente una cosa da tener presente ecco no tipo in differita perché se quando parlo mi vedo rallentata non so se la connessione sta andando bene per ora ti sento allora quindi se c’è qualche domanda tra le ragazze che ci che ci guardano che ci ascoltano insomma fatela Monica è bravissima sparate e quindi insomma sostanzialmente estate anche un po’ un tempo cioè continuiamo a lavorare ma al contempo per formarsi magari con con qualche buon libro io sto finendo di leggere un libro che parla di questo di Joe Dispenza anche lui è un terapeuta e anche lui scrive un sacco di libri smetti di essere te stesso si chiama il libro è molto bello perché poi io parlo sempre di autenticità di essere te stessa e invece lui parla di una meditazione profonda per cambiare quelli che sono i bias cognitivi o poi le credenze che hai da quando sei magari no più più piccola più piccolo se ci stiamo riferendo a un lui insomma ad ogni modo è un libro molto molto interessante che può aiutare veramente qualsiasi professione insomma a prescindere poi dall’imprenditrice quindi tu mi dicevi che sono più social di te non lo so non lo so però io faccio sempre un detox social tu lo sai dopo le sette di sera spengo tutto e nel weekend ultimamente in particolare con l’arrivo dell’estate sto veramente cercando di non guardare il telefono non posto e vedo che comunque non c’è un calo di interazione nel senso cerco le storie di tenere più o meno attive ma veramente ragazze non succede niente cioè spegnete anzi ricaricatevi spegnete il telefono e poi ricominciate a parlare di quello che vi piace insomma sei d’accordo vero?

Monica Spinazzola: Assolutamente sì sia con il discorso del detox e sia del discorso secondo me grazie a dio cioè si sta un po diffondendo la cultura del utilizza i social per lavoro però se sparisco non è che cade il mondo c’è anche nella mia bolla cioè

Wonderful Ginger: Grazie a noi non grazie a dio ahahahah

Monica Spinazzola: Eh retaggi culturali difficili da scardinare vedi valentina dice mannaggia a sti biassi è comunque sì infatti tante io vedo sempre più spesso di profili che seguo anch’io che ci sono non spariscono ma ci sono con i loro tempi io credo che questa sia una cosa bellissima anche proprio nell’ottica della produttività che non è faccio di più faccio più veloce ma è faccio meglio quindi dobbiamo capire cosa ci permette di fare meglio
Wonderful Ginger: Bravissima esatto un’altra cosa ti volevo chiedere riguardo l’organizzazione del tempo parlavo con la psi del mio cuore Maria Luisa Iervolino e lei suggeriva di farsi delle liste di cose da fare una per il giorno ma anche una per la settimana e una magari per il mese è una cosa che tu suggerisci di fare e magari hai qualche tool da consigliarci?

Monica Spinazzola: Allora sì io non sono super fan delle liste ma devo dire che è uno dei pochi strumenti analogici che utilizzo ho provato diverse tecniche nel senso che ho provato a farmi una lista giornaliera ma non sono mai stata brava a individuare le attività giuste che io poi riuscissi a portare a termine nella giornata e quindi finivo sempre per sentirmi una cacchina perché non riuscivo a depennare tutto e quindi poi ho imparato a farmi guarda ce l’ho proprio qua a farmi una lista la faccio un po’ dell’anno cioè quelle cose macro che vorrei fare durante l’anno e poi me la faccio anche così proprio a punti e con le cose sì ci metto dentro le cose è una lista settimanale barra mensile cioè ci metto dentro le cose importanti che devo fare diciamo nel breve termine e poi tanto io so quali sono le priorità non c’è bisogno che mi scrivo oggi devo fare questa cosa poi secondo me tanto dipende anche dal tipo di lavoro che facciamo ci sono molti lavori che hanno delle scadenze e quindi non ci scappi nel mio lavoro ad esempio raramente ho scadenze quindi per me se una cosa la faccio che so il lunedì piuttosto che giovedì tendenzialmente non mi cambia nulla quindi sono un po’ più libera da questo punto di vista però sì le liste sono un buon metodo cioè se uno becca il mix giusto che funziona per lei o lui sono un ottimo strumento per tenere il passo così

Wonderful Ginger: Ok ok io per esempio mi ci trovo molto bene ma ho capito negli anni eheh quindi è stato un percorso anche per me che tutte le cose quindi al massimo due tre al giorno questa cosa del dare l’importanza effettivamente è fondamentale di capire come fai a capire quali sono le cose più importanti per te al momento perché ovviamente anche nel mio caso non è che ho qualcuno che mi dice c’è la scadenza grazie al cielo ma la scadenza sono io che me la do perché magari c’è il lancio di un qualcosa oppure ho una conferenza allora sì certo che se devo parlare in pubblico devo finire delle slide e quelle la scadenza si in realtà si ci sono lo stesso le scadenze forse perché dai tempi dell’università sono abituata ad arrivare fino all’ultimo

Monica Spinazzola: Anche qui è cultura poi ci sono quelle che danno tutto all’ultimo io ad esempio sono una di quelle che se non si organizza per tempo poi si fa prendere dall’ansia dell’ultimo minuto

Wonderful Ginger: Ah le studiate all’ultimo che ho fatto poi ognuno si regola come meglio crede abbiamo valentina sacco grande vale ci scrive adoro le macro liste mi aiutano a fare dei contenitori per aree bella questa parola e poi le inserisco nel plan in base alle priorità emoji cuore anche per te cara la mia valentina

Monica Spinazzola: Grande vale giusto giusto io io per esempio si ecco anche io c’ho il blocco così qua c’è l’ordine no ma va bene purché funzioni va bene tutto anche io non sono particolarmente ordinata però l’importante è che funziona per noi

Wonderful Ginger: Va bene l’importante è che funzioni per noi e poi questa cosa anche che ho imparato nel tempo di dire vabbè non è cioè non muore il mondo se se mi ero prefissato di fare questa cosa entro venerdì ma poi in realtà tocca tocca andare le settimane dopo e più le cose aumentano nella libera professione o tutti i progetti che abbiamo le collaborazioni le cose più c’è roba da fare e più devi avere questa mentalità sennò una scapoccia quindi flessibilità vero

Monica Spinazzola: Ecco perché sono all’ordine del giorno quindi questa è un’altra importante lezione che ho imparato io perché di nuovo a livello caratteriale tendo ad essere molto rigida però ad una certa credo sia inevitabile capire che la flessibilità è tutto quando si ha una propria una propria attività altrimenti come dici tu scapocci e poi soprattutto è controproducente perché tu ti puoi programmare quanto vuoi la giornata il mese l’anno la settimana quello che vuoi ma tanto ti arriverà l’imprevisto e importante a volte appunto è arrivare all’obiettivo ma senza stressarsi inutilmente quindi c’è sempre una frase che mi ricordo quando tendo a fare mille cose insieme perché voglio arrivare prima mio padre mi ha sempre ripetuto i contadini cosa fanno quando finisce la giornata non è che si affrettano ad andare avanti ancora mettono la zappa e il giorno dopo quando tornano a lavorare la terra la trovano dove l’hanno lasciata il giorno prima e secondo me è una metafora molto carina perché è vero che è così un pò per tutti i lavori

Wonderful Ginger: Che bello ecco dove ho messo io la zappa prima ah sì su Imovie che stavo editando un video per Youtube ecco la mia zappa è lì adesso su Imovie questo video a metà ok favoloso questo della zappa è stupendo grazie per avercela condivisa io so che tu hai anche un videocorso online molto interessante sull’utilizzo di Asana sì a proposito di organizzazione che è uno strumento che uso esatto che è uno strumento che io uso tanto e che mi è stato molto utile per creare il mio videocorso cioè io mi scrivevo lì le cose ma lo uso ancora però proprio lì mi scrivevo parte prima parte seconda insomma un modo per avere in modo ordinato potevo anche usare un Excel ma non era così carino quindi parlaci un po’ di Asana di quello che che ti senti di consigliarci o che ci vuoi insegnare dicci un po’

Monica Spinazzola: Sì allora anch’io ho trovato molto utile Asana l’ho scoperto all’inizio insomma di quando dell’apertura della partita iva e non l’ho più mollato perché vabbeh ha un sacco di vantaggi funzionalità molto belle in primis è gratuito quindi è uno strumento di cui possiamo far tesoro senza sganciare un euro e poi è stato pensato per l’organizzazione e la gestione di task quindi attività singole e progetti quindi insiemi di attività è uno strumento pensato per quello e quindi man mano che va avanti e poi io sto seguendo lo sviluppo stanno incrementando un sacco di opzioni veramente molto interessanti e come dicevi tu si può usare diciamo in diversi modi io ad esempio lo utilizzo con le mie clienti per gestire ad esempio si prendono il pacchetto newsletter o il blog per tenere traccia del numero di articoli o di newsletter che mi hanno delegato creo uno spazio di lavoro in Asana scrivo creo un progetto creo le task una per ogni articolo o newsletter in modo che poi inserisco la deadline assegno la task o a me o alla mia cliente ed entrambe sappiamo cosa c’è da fare entro quando e chi lo deve fare quindi è uno strumento molto semplice che però può essere super utile sia nella gestione diciamo con i propri clienti ma anche da sole perché io ho uno spazio di lavoro tutto mio in cui un po’ come te anch’io l’ho usato per il videocorso su Asana e lo utilizzo anche come diciamo per il brain dump quindi ci metto dentro tutte le idee che mi vengono in mente ho creato delle categorie magari di piuttosto che potenziali regali per le mie clienti piuttosto che ho creato la sezione blog la sezione newsletter e ci butto dentro le idee che mi vengono ed è uno strumento anche per impostare il planning annuale lo si può dividere in mesi o in trimestri o quadrimestri come più ci piace e all’interno poi andare a dettagliare in base a quello che ci vogliamo metterci dentro

Wonderful Ginger: Sì è molto molto utile e interessante per esempio io ho la sezione progetti generale dove ci caccio dentro tutto credo che sia il tuo brain dump poi ho Youtube content Instagram instagram ecco alla fine faccio al volo perché non mi metto okay è andata così diciamo Youtube con le idee di contenuto e ma quella del plan del calendario annuale non l’ho mai cioè non l’ho mai visto come planning annuale fighissimo fighissimo quindi da ogni se chi ci sta guardando non so se tutte conosco Asana o se conoscono Trello o se non conosco nessuno delle due ma comunque tu mi dicevi che Trello è molto meno completo di Asana e quindi insomma parliamo di Asana con te che hai anche il videocorso su Asana per chi volesse saperne di più insomma ti può contattare tra l’altro hai un sito molto bello con un blog sempre completo e una newsletter superfiga monica spinazzola.com e ossigeno per il tuo biz su su Instagram Giadina cara ciao Asana non lo conoscevo eh Asana è gratuito carino veramente per chi ha un team o per chi ha clienti come Monica è utile perché da le scadenze io per esempio lo uso o con Tiago o con Nicola quindi parte video e parte website perché ci diamo delle scadenze o chi ha un team di lavoro magari anche più grande lo può usare con con il proprio team ma è utile anche per veramente semplicemente farsi non so vuoi scrivere un libro una cosa a caso così tutti i capitoli del libro oppure vuoi fare un corso sì una cosa facile si è per quello ridevo e veramente ti dà una visione organizzata poi quando completi il task clicchi sopra parte unicorno colorato con un peto dietro le chiappe felice perché si è liberato di quest’aria che aveva in eccesso e vola nel modo libero e felice quindi Asana ha anche tutta un’interfaccia grafica

Monica Spinazzola: E’ una delle cose più belle

Wonderful Ginger: Anche a me piace tantissimo allora abbiamo gli ultimi cinque minuti per noi hai qualcosa che vuoi dire insomma per questo inizio luglio inizio estate vuoi lasciarci con una frase che ti piace?

Monica Spinazzola: Sì avrei un altro libro da suggerirvi sempre diciamo riagganciandomi al discorso di prima un altro libro che ho letto recentemente che è stato illuminante per me è Riconquista il tuo tempo di Andrea Giuliodori non so se lo conosci lo conoscete

Wonderful Ginger: Aaaaaah ancora no ma adesso lo conosciamo

Monica Spinazzola: Lui ha una community che si chiama efficacemente che prima di diventare una community è un blog attivo da un sacco di anni e lui è appassionato di crescita personale di efficacia sia nel lavoro ma in generale nella vita e quindi da tutta una serie di informazioni di consigli di esercizi anche per quanto riguarda appunto l’ottimizzazione delle varie aree della nostra vita e in questo libro è dedicato ovviamente al tempo è molto carino perché ogni capitolo è come se fosse una fetta della nostra giornata e in ogni capitolo va ad affrontare diciamo tutti quegli aspetti che intervengono nella gestione del tempo quindi la procrastinazione piuttosto che le distrazioni le routine quindi è veramente non è lunghissimo come libro però è una bella sintesi di tante cose importanti anche pratiche quindi che possiamo mettere in azione subito e a me è piaciuto molto e anche di quello mi son segnata tutte le cose importanti perché è importante tenere d’occhio alcune strategie alcuni concetti legandoci anche al discorso dei bias che in realtà ci fanno sprecare un sacco di energia un sacco di tempo e magari non ce ne accorgiamo neanche

Wonderful Ginger: “E magari non ce ne accorgiamo neanche!” hai proprio ragione grazie Monica ripetici questo ultimo libro come si chiama e l’autore che così ce lo segniamo

Monica Spinazzola: Allora si chiama riconquista il tuo tempo di Andrea Giuliodori

Wonderful Ginger: Ok riconquista il tuo tempo vai andrò sicuramente a prendermelo o a scaricarmelo se c’è su Audible oppure da qualche parte perchè mi piace la guida concentrata anche valentina l’ha letto ha detto che è molto carino io su per quanto riguarda la procrastinazione ne parlavo su youtube e citavo Mel Robbins “La regola dei cinque secondi” però ecco quello che dicevo io era non so se l’hai letto o avuto opportunità di leggere qualche pezzo di nuovo mi piace alcune cose che dice d’altra parte è un libro invece per niente condensato ma pieno di social proof sono costruite un po’ per vabbè ovviamente lanciare il personaggio, nel video per esempio dico questo spiega perché Fabio Volo venda più libri di te nel senso che quando il libro è semplice da leggere ovviamente ovviamente prende una fetta di pubblico più ampia e quindi insomma per dire però vabbeh non per dire però magari noi si cerca un libro magari un pochino un po’ più concreto bene allora riconquista il tuo tempo credo che sia ancora più importante dopo questa riapertura uscita pure io che c’ho quasi quarant’anni ho voglia di farmi rave party in discoteca noi rave no però magari le serate anni 90 con le amiche quindi non vedo l’ora di tornare a ballare allora grazie Monica per essere stata con me con noi in questo pomeriggio pre aperitivo barra grazie Monica sei fantastica

Monica Spinazzola: Grazie grazie grazie a tutte buona serata